Skoleforeningens informationspolitik
Skoleforeningens styrelse og direktion udsender hermed efter høring i Skoleforeningens institutioner og i Fællesrådet en beskrivelse af Skoleforeningens informationspolitik og informationsopgaver.
Papiret henvender sig såvel til forældrene/medlemmerne og deres repræsentanter i Skoleforeningens repræsentative organer som til Skoleforeningens medarbejdere. Opdelt efter målgrupper beskrives i det følgende målsætninger, metoder og midler for Skoleforeningens informationspolitik.
Papiret er udtryk for Skoleforeningens standpunkter og holdninger. Der er ikke tale om et regelsæt.
Skoleforeningen skal ifølge sin demokratiske struktur og sagens natur væren en åben forening. Vigtige informationer skal formidles videre til medlemmer/forældre, herunder valgte repræsentanter, medarbejdere og offentligheden. De følgende sider er udtryk for Skoleforeningens principielle holdning til, hvordan informationsforpligtelsen bedst kan realiseres.
Alle informationer, der ikke ifølge lov, Skoleforeningens vedtægter og andre bestemmelser samt almindelig praksis er belagt med fortrolighed, er principielt tilgængelige for de nævnte grupper ad de kanaler, som nævnes i det følgende. Det er Skoleforeningens informations-politiske målsætning at fremme forståelse for og indsigt i foreningens virksomhed, herunder i særdeleshed målsætningen og dennes virkeliggørelse i foreningens organer og institutioner. Skoleforeningen tilstræber et godt forhold til medierne, bl.a. Flensborg Avis, og er opmærksom på brugen af de nye former for elektronisk informationsformidling.
Styrelsen og direktionen er af den opfattelse, at indhentning og videregivelse af informationer er et fælles ansvar. Hver enkelt bidrager med at løse sin del af opgaven.
Flensborg, den 17. marts 1999
Sign. Lone Schuldt Sign. Hans Andresen
I. Information til Skoleforeningens medlemmer/forældre
- Informationen skal medvirke til forståelse og indsigt i foreningens virksomhed, herunder i særdeleshed målsætningen og dennes virkeliggørelse i foreningens organer og institutioner.
- Skoleforeningens information skal aktivere medlemmerne/forældrene og inddrage dem i samarbejdet og i beslutningsprocesserne ifølge vedtægterne.
- Ethvert medlem skal kende sine rettigheder og pligter i foreningen.
Intet medlem må afskæres fra brugen af Skoleforeningens hhv. dens institutioners servicetilbud eller fra at nyde rettigheder, der tilkommer hende/ham som følge af manglende information.
Skoleforeningens medlemmer, børnehavernes og skolernes forældre, valgte repræsen-tanter i Fællesrådet og i samarbejdsrådene.
Eksempler på målgrupper:
- Alle Skoleforeningens medlemmer
- Medlemmerne i en bestemt skolekreds
- Gruppen af fællesrådsmedlemmer
- Gruppen af styrelsesmedlemmer
- Forældrene i en bestemt børnehave
- Et bestemt samarbejdsråd
- Forældrene i en bestemt skole
- Forældrene i en bestemt klasse
Formidling af informationer til Skoleforeningens forældre/medlemmer og til deres repræsentanter er en sammensat opgave. Informationerne skal inden for de givne økonomiske rammer formidles til mange forskellige målgrupper med hver sit informationsbehov.
En af Skoleforeningens vigtigste informationsopgaver over for forældre/medlemmer/ interesserede vil til stadighed være at skabe forståelse for og indsigt i Skoleforeningens målsætning og virksomhed samt skabe forståelse for og indsigt i det sydslesvigske danske mindretals virksomhed i sin helhed.
Informationer bør være tilgængelige på det tidspunkt, hvor der netop er brug for dem. Jo mere præcise og jo mere relevante informationerne er, jo bedre forudsætning skabes der for en god kommunikation.
- Forældresamtaler i børnehaver og skoler
- Møder i skolekredsen
- Forældremøder (børnehave og skole)
- Skriftlige meddelelser til forældrene fra børnehaver og skoler
- Skoleblade (samt andre udgivelser fra børnehaver og skoler)
- Skoleforeningens årsberetning
- Nyhedsbreve og andre meddelelser fra Skoleforeningen
- Brochurer om Skoleforeningen
- Brochurer om det danske mindretal
II. Information til Skoleforeningens medarbejdere
Informationsformidlingen har til formål,
- at Skoleforeningens medarbejdere får kendskab til det sydslesvigske danske børnehave- og skolevirkes målsætning
- at medarbejderne får kendskab til det danske folkeliv i Sydslesvig i sin helhed, herunder får kendskab til mindretallets øvrige organisationer/institutioner, deres opgaver og arbejde
- at fremme medarbejdernes solidaritet og ansvarlighed over for Skoleforeningens målsæt-ninger
- at medarbejderne får kendskab til deres rettigheder og pligter i ansættelsesforholdet, herunder kendskab til mulighederne for udøvelse af den kollektive arbejdsret
- at fremme dialogen mellem Skoleforeningens enkelte institutioner og centralforvaltningen
- at give medarbejderne bedre forudsætninger for at løse de givne arbejdsopgaver på en kvalificeret måde.
Skoleforeningens medarbejdere.
I det daglige børnehave- og skolearbejde realiseres Skoleforeningens formål og målsætninger først og fremmest af pædagogiske medarbejdere. Pædagogerne og lærerne er nøglepersoner med hensyn til formidling af dansk sprog og kultur. Et højt informationsniveau vil kunne fremme kvaliteten i det pædagogiske og administrative arbejde.
Skoledirektionen er ansvarlig for, at relevante informationer fra Skoleforeningens organer formidles til institutionerne og omvendt.
I den enkelte børnehave og skole indtager børnehavelederne og skolelederne en nøgleposition med hensyn til at sikre medarbejderne et højt informationsniveau, herunder at fremme dialoger omkring målsætninger og væsentlige beslutninger samt omkring forhold, der vedrører eget arbejdsområde.
Den mundtlige orientering, samtale og dialog har høj prioritet, idet den som direkte kommunikation er mere personlig og ofte bedre til at skabe afklaring. Elektronisk kommunikation vil være egnet til at få bundet Skoleforeningens mange geografisk spredte institutioner sammen i et fælles netværk.
- Kursus for nyansatte medarbejdere
- Ledermøder
- Medarbejdermøder
- Arbejdsmøder/kurser i intern information/kommunikation
- Skoleforeningens årsberetning
- Rundskrivelser
- Nyhedsbreve
- Diverse udsendelser
- Velplacerede, gode opslagstavler
- Etablering af netværk (elektroniske opslagstavler/konferencer)
- Udnyttelse af elektronisk post
- Fortløbende evaluering af kvaliteten i informationsarbejdet.
III. Information til offentligheden
Det er i Skoleforeningens interesse, at der i offentligheden er kendskab til og forståelse for Skoleforeningens virksomhed. Såvel Skoleforeningens forældre, forældrerepræsentanter, ældre elever, ældre elevers repræsentanter, ledere og medarbejdere opfordres derfor til at medvirke til, at Skoleforeningens virksomhed synliggøres i medierne. Skoleforeningen ønsker at være en åben forening også over for omverdenen. Åbenhed forudsætter en udadvendt, aktiv holdning over for medierne.
Enhver må gerne udtale sig
Skoleforeningen ser gerne, at forældrerepræsentanter, elevrepræsentanter og medarbejdere udtaler sig om deres arbejdsområder hhv. fagområder under den selvfølgelige forudsætning, at udtalelser gives sagligt og loyalt. Skoleforeningen har tillid til, at medarbejderne selv kan vurdere, hvornår udtalelser bør gives af en anden medarbejder eller af en leder. I sådanne tilfælde forventes det, at medarbejderen er behjælpelig med at henvise pressen eller andre medier til den rette samtalepartner, alt efter sagens karakter.
Tag selv kontakt med pressen
Skoleforeningens ledelse ser gerne, at medarbejdere kontakter pressen, når der sker noget nyt i en børnehave, i en skole eller på en anden af Skoleforeningens arbejdspladser. Ledelsen ser også gerne, at medarbejdere skriver faglige artikler i dags- og fagpressen, og at de deltager i den offentlige debat.
Grænser for åbenhed/offentliggørelse
Beslutninger mv.
Det er Skoleforeningens politik, at berørte forældre, forældrerepræsentanter og medarbejdere normalt skal informeres direkte, før en planlagt politik eller en beslutning, der berører dem, offentliggøres. De pågældende skal altså have besked af Skoleforeningen, før beslutningen kan læses i avisen.
Personsager
Det er en selvfølge, at Skoleforeningen og dens medarbejdere aldrig selv går til pressen eller andre medier med en konkret personsag. En berørt medarbejder, en leder hhv. Skoleforeningens ledelse må dog have ret til at tilbagevise eller at korrigere konkrete beskyldninger, som er fremsat via pressen/medierne.
Tavshedspligt
Skoleforeningens medarbejdere er omfattet af en almindelig loyalitets- og tavshedspligt, som sætter grænser for, hvilke oplysninger der kan gives til pressen eller andre offentlige medier. Tavshedspligten omfatter forhold, som vedkommende i medfør af sit arbejde bliver bekendt med, og hvis hemmeligholdelse er forudset ved lov eller ved andre bestemmelser, som gælder for Skoleforeningens medarbejdere.