Personalekontoret er en blæksprutte

Flere tusind ansættelser, ansøgninger og stillingsopslag skal hvert år igennem personalekontorets hænder. Og det er kun et udsnit af de mange arbejdsopgaver.

Dkflapersonalekontoret -636710747

For nogle år siden fik Skoleforeningen samlet alle de opgaver, der har med personalet at gøre et sted. Personalekontoret blev født, og med omkring 1500 ansatte, heriblandt pædagoger, lærere, forvaltningsfolk, håndværkere, arkitekter, it-folk, pedeller, rengøringsassistenter, psykologer, kokke, chauffører og mange andre, er der nok at se til.

- En betydelig del af vores arbejde er selvfølgelig ansættelse, siger kontorleder Bjarne Stenger-Wullf.

Kontaktflade

- Vi producerer omkring 300 stillingsopslag om året og bearbejder over 1300 ansøgninger. Vi udarbejder kontrakterne, registrerer de nyansatte, ser på hvilke ydre krav, der skal tages hensyn til, for eksempel om ansøgeren er handicappet. Vi er er kontaktflade, både for de skoler, der søger personale, for driftsrådet og for ansøgerne selv, fortæller han.

Når en ny medarbejder så er ansat, starter analysearbejdet, for eksempel hvilke IT-rettigheder vedkomne har brug for eller hvilke arbejdsredskaber. Det er personalekontorets forarbejde, der gør, at de nye medarbejdere kommer godt fra start.

- Og så følger vi dem som ansatte. Vi administrerer barsel, orlov og tjenestefri. Pensioneringer, sygeperioder og henter tilskud til det offentlige til for eksempel handicappede medarbejdere. I samarbejde med de ansvarlige ledere tager vi os af personalesager.

Hele Skoleforeningens vikarordning ligger også i personalekontorets hænder. Der er tale om 3000 ansættelser af løse vikarer på skoler og i daginstitutioner hvert år. Administrationen klares i samarbejde med institutionslederne og Skoleforeningens lønkontor.

Resultataftalen

- Vi arbejder meget bredt og med masser af kontakt til alle de andre afdelinger, skoler og daginstitutioner, siger Bjarne Stenger-Wullf.

Det er også personalekontorets opgave at varetage sekretariatsfunktionen for hele voksenundervisningsområdet. Personalekontoret koordinerer Skoleforeningens strategiplanlægning og tilrettelæggelsen af den resultataftale, Skoleforeningen hvert år indgår med det danske Sydslesvigudvalg. Og så spiller personalekontoret en central rolle i overenskomstforhandlingerne mellem Skoleforeningen og de enkelte medarbejdergrupper.

Når man har med personale at gøre i en organisation af Skoleforeningens størrelse, er det nødvendigt, at man er fleksibel og sørger for den nødvendige udvikling.

Løsninger

- Det kan netop være handicapområdet, hvor der er brug for at finde gode og individuelle løsninger sammen med Skoleforeningens handicapkommitterede. Et andet vigtig område er medarbejdernes sundhed: Vi identificerer, hvor belastningerne er på vores arbejdspladser, og hvordan vi kan forhindre, at folk bliver syge af at arbejde hos os. Vi har et ansvar over for vores medarbejdere, både for deres egen skyld, men også fordi de er en værdifuld ressource for Skoleforeningen. Det koster, at folk er syge, fordi vi mangler deres arbejdskraft og viden, siger Bjarne Stenger-Wulff.

Skoleforeningen har på sundhedsområdet en særlig udfordring, fordi den har ansat folk, der arbejder i vidt forskellige miljøer. De medarbejdere, der dagligt har med børn og unge at gøre, har nogle helt andre behov end dem, der arbejder på et kontor i centraladministrationen eller håndværkeren på vores værksted.

Et overordnet emne for personalekontoret er effektivisering og digitalisering. For med over 3000 ansættelser om året, personalesager og katalogisering er der mange håndgreb, som kan gøres hurtigere ved hjælp af computere.

- Vi har fået et godt overblik over de forvaltningsprocesser, der spiller en rolle med hensyn til administreringen af Skoleforeningens medarbejdere. Det kan gøres mere effektivt, både i skolerne, daginstitutionerne og i forvaltningen. For effektiviseringen betyder, at skoleledere og daginstitutionsledere har mere tid til pædagogiske opgaver, siger Bjarne Stenger-Wulff og kommer med et eksempel.

Effektivisering

- Når vi ansætter 3000 løse vikarer, betyder det, at skolelederen hver eneste gang skal udfylde nogle skemaer, som vi så skal bearbejde. Vi vil hen til en digital løsning, som gør dette arbejde meget nemmere. Men sådan et system kan man ikke købe sig til. Det er så specielt, at det skal skræddersyes til Skoleforeningen og det ligger der selvfølgeligt en masse programringsarbejde i, siger han.

Og de mange udfordringer betyder også, at medarbejderne på personalekontoret er indstillet på at lære noget nyt hele tiden, ikke mindst ved at efteruddanne sig.

- Det bliver vi nødt til, for vi har en vigtig opgave i forhold til Skoleforeningens medarbejdere. De skal føle sig trygge og skal serviceres på en god måde, både når det kører godt, og når der opstår problemer, og der er brug for rådgivning. Medarbejderne skal føle, at vi er der for deres skyld, og at de til enhver tid kan ringe, når de har brug for hjælp, siger han.