På jagt efter de bedste priser

Indkøb i Skoleforeningen er en kæmpe opgave. Den klarer indkøbskontoret i Stuhrsallee.

Indkoebskontor22

FLENSBORG. Skoleforeningens indkøbskontor er drejeskiven for anskaffelser og reparation af alle mulige slags skoleinventar. Men de er også en af de glemte afdelinger. Forældre, elever og mange ansatte i Skoleforeningen aner ikke, hvilken stor logistisk opgave der udføres af de tre ansatte hver dag.  

De tre skal både være gode sporhunde, når det handler om at finde de bedste priser, de skal være dygtige forhandlere, når de skal forhandle rabatter hjem, og de skal have en bred viden og et godt netværk for at finde frem til en god kvalitet, når de køber alt fra kuglepenne til teknisk grej og legeredskaber til børnehaver. 

De bedste tilbud

- Vi køber undervisningsmateriale, kontormaterialer, samarbejder med EDB-afdelingen om køb af computere og anskaffer legeredskaber eller idrætsudstyr til skoler og børnehaver, siger Jens Jessen, som er leder af indkøbskontoret. Sammen med Petra Davids og Sascha Urban prøver han hver dag at hente de bedste tilbud hjem til Skoleforeningen.  

- Vi står for alle anskaffelser, som ikke bliver købt for skolernes og børnehavernes bloktilskud. Men selv der samarbejder vi med institutionerne, som indhenter råd hos os, siger Jens Jessen. De mange arbejdsopgaver udføres både af hele holdet, men nogle opgaver er også lagt ud til de enkelte medarbejdere. Således tager Petra sig af alt, der har med bogbestillinger at gøre og Sascha Urban står for netbutikken og lagerstyring.  

- Ved siden af det arbejde, vi udfører for skolerne, børnehaverne og Skoleforeningens forskellige afdelinger, fungerer vi også som et slags logistikcenter for Centraladministrationen i Stuhrsallee. Her får de ansatte i administrationen alt fra tegnestifter til skraldespande.  

I underetagen af centraladministrationens sidebygning, hvor indkøbskontoret holder til, er der også plads til skolernes og børnehavernes kassesystem. Alt hvad der i en ugentlig rytme skal transporteres til og fra de enkelte institutioner i hele Sydslesvig, lander her.  

Mangfoldigt arbejde

Desuden samler de tre medarbejdere Skoleforeningens velkomstmappe, som alle nye forældre får udleveret, når de melder deres børn ind i det danske skolesystem.  

- Vores arbejde er virkelig mangfoldigt. Vi løser alle mulige opgaver, og det gør vores arbejde så afvekslingsrigt, siger Jens Jessen.  

Indkøbskontoret står også for en stor del af faktureringen, og scanner regninger som så skal godkendes af skolerne. De køber, og delvis udsøger selv gavebøger til medarbejdere og afgangselever. De bestiller også tønderne til fastelavn.  

I forhold til indkøb af de mange forskellige varer handler det meget om, at man har rutiner. Man kender sine leverandører, og Skoleforeningen har både i Danmark og i Tyskland aftaler, der svarer til de aftaler, kommunerne har med virksomheder.  

- Vores strategi er det at købe bedst og billigst, siger Jens Jessen.

Sascha Urban tilføjer, at man selvfølgelig er meget på jagt efter tilbud. Internettet har gjort arbejdet både lettere og mere omfangsrigt.  

- Typisk ringer en skole eller børnehave og siger, vi har brug for et eller andet, så går vi i gang med at finde det og undersøger priserne, siger Sascha Urban.  

Internettet

Nettet har også gjort arbejdet nemmere med at indhente tilbud. Skoleforeningen har en indkøbspolitik, og ved anskaffelser over 2500 euro skal der indhentes tre forskellige tilbud, præcis som i det offentlige.  

- Det er jo offentlige penge vi bruger, siger Jens Jessen.

Om varerne bliver købt i Danmark eller i Tyskland afhænger af omstændighederne.

- Hvis noget er billigere i Tyskland, køber vi det selvfølgelig der, men det er en skrøne, at alt er dyrere i Danmark. Vi har gode aftaler med virksomheder på begge sider af grænsen. I øvrigt er der mange ting, for eksempel et dansk tastatur til en computer, som vi bliver nødt til at købe i Danmark, siger han.  

Årsagen til, at Skoleforeningen får så gode priser hos leverandørerne er, at foreningen med en central indkøbsaftale er en stor medspiller for virksomhederne.  

- Vi står stærkt, fordi vi har så mange institutioner. Derfor får vi gode priser, selvom vi måske kun køber et enkelt digitalt kamera. Virksomhederne ved, at vi er store, og vil selvfølgelig gerne, at vi køber hos dem så tit som muligt, siger Jens Jessen.  

Rabatordninger

Når Petra for eksempel skal købe bøger, får hun de samme rabatter i den lokale boghandel som direkte ved forlagene.  

- De ved, at vi køber i store mængder og har et løbende behov, siger hun.

På trods af de mange arbejdsopgaver er der en rigtig god stemning på indkøbskontoret.  

- Det er vigtig at møde de folk, vi sammenarbejder med, med et smil, er de tre ansatte enige i.  

- Man skal være fleksibel og måske lidt af en krisemanager. Tingene her skal gå hurtigt, og de går sjældent efter bogen, siger Jens Jessen.  

Daniel Dürkop