ANONYMITET & DATABEHANDLING

Hvad betyder en anonym deltagelse?

En spørgeskemaundersøgelse gør det muligt at svare anonymt. Det betyder, at det ikke vil være muligt at finde ud af, hvad du har svaret på spørgsmålene. Derfor er det vigtigt, at du ikke skriver noget ind i spørgeskemaet, som henviser til dig eller andre. Efter afsendelsen af papirspørgeskemaet vil det være umuligt at finde eller tilknytte nøjagtigt dit spørgeark til dig. Dermed er det heller ikke muligt at tjekke, om du har deltaget.

Hvad sker der efter, jeg har sendt papirspørgeskemaet?

Alle spørgeskemaer, der bliver indsendt, vil få et nummer dvs. indgangsdato plus indgangsnummer. Derefter bliver svarene fra alle deltagere overført i et Excel ark. Excel filen bliver gemt på arbejdsmiljøledelsens filserver, som kun Carina og Meike har adgang til.

Hvordan opbevares mine oplysninger, når jeg vælger at deltage online?

Opbevaring af alle data i CORONATRIVSEL lever op til DSGVO krav om datasikkerhed. Dine svar på spørgsmålene bliver i første omgang opbevaret på UmfrageOnlines spørgeskemaserver (hos firmaet enuvo GmbH), som Skoleforeningen har indgået en databehandlingsaftale med. Aftalen kan indses ved Skoleforeningens datasikkerhedsrepræsentant Lars Ketelsen (Lars.Ketelsen@skoleforeningen) eller online som eksempel: https://www.umfrageonline.com/datenschutz. Derefter bliver svarene overført til analyse på en server, der fysisk befinder sig hos Skoleforeningen. Alle data indsamles anonymt. Det betyder, at det ikke vil være muligt at genkende enkelte svar, at se om du deltager, eller hvilke svar du giver.

Derudover er undersøgelsen indstillet sådan, at e-mail og IP-adresser, metadata og linkparameter ikke samles. Denne indstilling kan ikke ændres – heller ikke tilbagevirkende eller undervejs, når undersøgelsen er startet. Se også: https://www.umfrageonline.com/anonyme-umfrage. Din anonymitet er til ethvert tidspunkt sikret.

Hvordan arbejder Skoleforeningen videre med mine data?

Efter dataindsamlingen er afsluttet den 1. april 2022, tilbyder UmfragenOnline en del funktioner som fokuserer på en overordnet beskrivende analyse: fx ”Hvor mange har deltaget?”, ”Hvor mange har angivet ”slet ikke” ved spørgsmål 8? ”. Derefter bliver resultaterne overført til analysebrug på en sikker server, der fysisk befinder sig hos Skoleforeningen. Det betyder, at alle deltagernes besvarelser bliver opbevaret med et deltager-løbenummer, uden at der er e-mailadresse eller andre personlige oplysninger koblet til besvarelserne. På denne måde er det umuligt for uvedkommende at se, hvilke enkeltpersoner, der har svaret hvad.

Hvor længe bliver svarene gemt?

Carina Wilkens (Carina.Wilkens@skoleforeninge.org) og Meike Damschen (Meike.Damschen@skoleforeningen.org) er de to, som udelukkende har tilgang til dataene. Kontrakten med UmfrageOnline er tegnet på månedlig basis, dermed vil dataene blive slettet, efter at rapporten er offentliggjort.  Arbejdsmiljøledelsen gemmer en Excel fil med de vigtigste resultater. Dermed kan resultaterne sammenlignes med kommende spørgeskemaundersøgelser for at se, om vi har kunnet opnået målet om at forbedre Skoleforeningens arbejdsmiljø og trivsel. Filen bliver gemt på arbejdsmiljøledelsens filserver, som kun deres to medarbejdere har adgang til.

Kan jeg senere få oplyst mine svar på spørgsmålene?

Nej, desværre ikke. Pga. datasikkerhedshensyn kan ingen få oplyst, hvad enkelte personer har svaret på undersøgelsens spørgsmål. Det gælder selvfølgelig andres svar, men det gælder også dine egne. Hvis du ønsker at huske dine svar, kan du notere dem eller tage ”screenshots” undervejs, mens du udfylder spørgeskemaet.

Hvem kan få adgang til trivselsundersøgelsens data?

Dataene i CORONATRIVSEL er indhentet til at få et billede af jeres oplevelser af Corona-tiden, og det vil være medarbejdere ved arbejdsmiljøledelsen, der får adgang til dataene. Resultaterne bliver stillet til rådighed for Direktøren, når de er samlet i en omfattende rapport.

Hvordan bevares anonymiteten ved fritekstspørgsmål?

I spørgeskemaundersøgelsens fritekstfelter gives der mulighed for at svare med egne ord. Derfor er det vigtigt, at der ikke skrives noget ind i spørgeskemaet, der henviser til én selv eller til andre personer. Ligesom ved de andre spørgsmål, vil det ikke være muligt at tilknytte svarene til en medarbejder (se også: Hvad betyder en anonym deltagelse?).

Bliver svarene fra fritekstspørgsmålene offentliggjort?

Personlige ord giver ofte et meget bedre indtryk af det, der bliver efterspurgt end ”lukkede” spørgsmål. Derfor kan det forekomme, at vi vælger at bruge enkelte udsagn for at gengive en stemning eller et særligt udtryk i rapporten. Kun den person, der har skrevet det, vil kunne genkende sine egne ord.

Har du spørgsmål?

Kontakt arbejdsmiljøledelse:

Carina Wilkens:

Carian.Wilkens@skoleforeningen.org

0461 50 47 249

Meike Damschen

Meike.Damschen@skoleforeningen.org

0461 50 47 225