Melding fra BDO

Udtalelse fra statsautoriseret revisor Klaus Grønbæk Jakobsen

Statements

Som revisor oplever jeg Skoleforeningens administration som en seriøs og meget ansvarsbevidst samarbejdspartner, med et personale som gerne selv vil bidrage til at forbedre processer og forretningsgange og som er yderst lydhør i forhold til vores anbefalinger. Der gennemføres hvert år forbedringer i forhold til året før. Dette er dog begrænset af, at administrationen har begrænsede ressourcer til rådighed til varetagelse af mange daglige opgaver, som nødvendigvis må prioriteres frem for udvikling.

Det er min vurdering, at foreningens økonomifunktion er yderst kompetente, men at kompetencen grundet administrationens begrænsede størrelse består af specialer, som hviler på enkeltindivider. Dette er med til at gøre administrationen meget personafhængig og dermed også sårbar i forhold til sygdom eller personfrafald. 

De begrænsede administrative ressourcer kan blandt andet ses af at foreningens forretningsgangs-beskrivelser ikke er løbende er blevet ajourført i de seneste år. Jeg bemærker dog, at kritiske forhold og bemærkninger stort set altid udbedres i umiddelbar forlængelse af at vi har gjort opmærksom på disse. Det skal hertil bemærkes, at administrationen er i proces med ajourføringen af regnskabsinstruksen.

Det er sammenfattende min vurdering, at den løbende økonomistyring og rapportering fungerer hensigtsmæssigt. Det er min opfattelse, at foreningen overordnet set har velfungerende budgetprocedurer samt formaliserede periodevise budgetopfølgninger. Jeg har dog anbefalet, at detaljeringsgraden i budgetarbejdet forøges, herunder særligt på lønområdet, således at ledelsen i højere grad får mulighed for at vurdere følsomheder og konsekvenser af ændrede forudsætninger og prisudviklinger.

Fremtiden

Skoleforeningens administration har en begrænset størrelse i forhold til den organisation, der skal serviceres og den betydelige opgavekompleksitet der skal løses.

Vi har aftalt med Skoleforeningen at vi forstærker vores samarbejde om løbende afdækning af effektiviseringsmuligheder – noget vi har i opdrag altid at være opmærksom på som en del af en statsautoriseret revision efter statens regnskabsforskrifter. Herunder vil vi efter jul gennemføre nogle undersøgelser og seminarer med henblik på at finde forbedringsforslag.

Med størrelsen på forvaltningen skal man næppe forvente substantielle besparelsesmuligheder – men mulighed for at følge med øgede opgavemængder uden større nye ressourcetilførelser – og ikke mindst en mindre sårbar forvaltning, hvor flere opgaver fremover kan løses med den nødvendige personalemæssige backup som normalt kræves i forvaltninger for organisationer af Skoleforeningens størrelse.

Mulige tiltag til besparelser og effektiviseringer:

  • Elektronisk fakturahåndtering
  • Automatisering af arbejdsprocesser, herunder brug af officelink eller lignende systemer.
    • Daginstitutionsområdet opkrævning forældre og kommuner
    • Elevopgørelser og statistikker.
    • Personaleoversigter og lønsandsynliggørelser.
    • Perioderapporteringer og budgetopfølgninger.
  • Forældreaktivering og involvering
  • Budgetdetaljering.

Med venlig hilsen

KLAUS GRØNBÆK JAKOBSEN
Senior Partner, statsautoriseret revisor
klg@bdo.dk